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经费使用申请审批及报销暂行规定

(2022年05月修订稿)

 

为进一步加强学校内部管理，规范经费使用申请审批流程，规范财务报销行为，提高工作效率，特制定本规定：

一、经费使用申请审批流程

（一）涉及一般物资经费（固定资产、基础建设、存货<教学材料、水电材料、其它材料、基建维修材料、易耗品、办公用品>等），需在OA系统--经费申请--一般物资申购中申请并完成审批。

（二）涉及非物资类、非人员津贴经费（服务类、业务招待类），需在OA系统--经费申请--非物资经费申请中申请并完成审批。

（三）涉及实训室建设经费（一般实训室、专业实训室、普通教室），需在教务系统--实训室建设--实训室建设申报中申报，需经过年度实训室论证会通过并经过校长办公会通过并完成审批。

（四）涉及教学耗材经费（实训耗材、培训耗材、考证耗材、竞赛耗材），需在教务系统--耗材申购中申请，实训耗材需先进行年度耗材申报并完成审批。

（五）涉及公务经费（参加会议、进修培训、考察调研、招生宣传、送取资料、外出采购、走访企业），需在人事系统--公务中申请并完成审批。

（六）涉及人员津贴经费，需在人事系统--薪酬管理中由部门∕学院秘书先进行录入并完成审批。

二、经费报销流程

(一)报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明OA线上经费申请编码、支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（如有同行人，同行人亦要签字），发票背面须有经办人签字确认（发票提供者或报销人）。

(二)各部门领导初审（部门预算经费内）。

(三)业务主管部门审核（如各学院产生的教育教学经费报销单由教务处负责审核、各部门的业务培训学习经费报销单由人事处负责审核等）。

(四)财务处会计审核（财务报销审核、票据咨询时间为：每周二和周四）。

(五)审批权限。学生处、团委、保卫处由分管副校长审批；教务处、质量管理办公室、教学辅助中心、后溪工业园实训基地由分管副校长审批；总务处、资产处、继续教育学院由分管副校长审批；单笔超5000元再经校长审批。其它各职能部门及二级学院由校长审批。党委下属部门经费由党委书记审批。特殊经费由董事长审批。

(六)出纳付款。

三、经费报销要求

（一）报销票据要求

根据《中华人民共和国发票管理办法》、财政部《会计基础工作规范》文件精神，现对报销的发票要求如下:

1.凡报销的发票均应由国家财政、税务部门统一印制，发票应套印全国统一发票监制章。

2.从外单位取得的发票，须核对如下基本内容:

(1）发票上付款单位全称必须填写学校全称(3308维多利亚优惠大厅，税号：5235000075498638XK)，不得空白或用简写。

(2）发票上须写明开具日期。

(3）发票上须写明经济业务内容、数量、单价、大小写金额等。

(4)必须加盖收款单位的发票专用章。

3.若一张发票开具多项物资合计金额的，必须附有加盖收款单位财务专用章的详细物资清单。

4.报销发票须是发票联或报销联，须用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。

5.发票所记载的各项内容均不得涂改、挖补;发票信息如有错误，应由出具单位重开或更正，更正处须加盖出具单位印章;增值税专用发票填写有误的或发票金额有误的，应由出具单位重开，不得更正。

6.过期发票不得报帐。

7.电子发票报销流程与普通发票报销流程基本相似,报销人员根据学校报销规定打印出来报销或者以电子形式报销均可，但须注意以下几点:

(1)入账的电子发票如有相关明细及附件,请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据。

(2)在网报系统中应准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码,未录入电子发票号或误录入电子发票号将不能正常报销。

(3)报销前，可在税务局网站中对电子发票的真伪进行查验,并须避免重复报销。

(4)只要获取并保存好电子发票源文件,彩色或黑白电子发票打印均可入账。

（二）报销票据填写及粘贴

1.报销单要与报销项目相一致。

2.原始发票应按报销内容进行分类整理，所有跟项目直接相关的费用支出在费用报销单上需列明具体项目名称。如办公用品、差旅费、设备维修费、资料费、交通费、住宿费、培训费、会议费、学生活动费、教学耗材固定资产等等，分类后再按时间先后粘贴相关发票和有关单据（附相关的策划书、线上采购申请书审批、考察文书、函、合同、清单、入库单、活动照片等），以便分类汇总数据。

3.报销单需整洁不得有涂改，报销单附件需用胶水粘贴在另一张同样大小的纸上，附件正方向自左向右粘贴，不得用订书钉装订。

4.大小写金额必须一致（需顶格填写），正确书写大写数字如：万、仟、佰、拾、元、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖。

5.票据粘贴：将胶水涂抹于票据左侧背面，沿粘贴单左上方从左到右、自上而下错开，呈鱼鳞状依次均匀粘贴，保持票据的左侧及上方不超出粘贴单的边界，遇单据纸面过大时，可在票据粘贴完成后向内折叠，保证随时可以翻阅(不能用订书机装订)。

6.电子发票粘贴注意不要把二维码粘贴住，方便查检报销扫瞄。

四、各类经费报销标准

（一）教学经费

1. 科研项目经费报销流程依据《3308维多利亚优惠大厅科研项目管理办法(试行）》（厦兴教〔2021〕13号）文件规定并提供相关发票报销。

（1）考察调研经费须提供交通类、教学耗材类票据、附相关报告（说明）；

（2）成员奖励经费从人事工资支取；

（3）其它与教学有关的（如论文版面费，思政实践费、教学科研设备耗材费）发票。

2.职业技能大赛费用须提供相关人员交通类，住宿类发票（需当地开据），附相关报告等。

3.各类讲座费用：须提供身份证复印件、手机号、OA线上补贴申请表（并附相关审批报告或说明）。

4.论文版面费：发票、复印发表刊物首页、目录、文章内容和背面。

（二）培训经费

教职工培训：提供培训费（提供真实的付款凭证）、交通费、住宿费（以上需当地开据发票）并附OA线上培训审批单、培训通知、培训日程、培训证书等。

（三）招生经费

招生经费执行严格闭环：吃住行，当地餐饮发票、当地住宿费发票，加油票+过路费

1.交通费（动车票、汽车票、当地加油票、少量本地加油票、过路费等）。

2.住宿费（所负责招生县市发票）。

3.招生用品费：教学、办公、宣传类用品（需附清单+入库单）。

4.餐费、礼品（尽量是所负责招生县市发票，且不超过招生经费总额的20%）。

（四）学生经费

1.奖、助学金、征兵免学费（学生相关明细资料表、相关报告），需附电子档补贴表格（学生姓名、身份证号、银行卡号、手机号等）。

2.勤工助学（工资表、考勤表），需附电子档补贴表格。

3.学生活动费，需附相关报告或策划书、相关发票+线上采购申请审批+入库单。

（五）教学仪器设备经费

1.设备采购：需附线上采购申请单（已审批）、发票、合同、相关入库验收手续。

2.教学实验室基建维修：需附线上维修申请单（已审批）、发票、合同、相关入库验收手续。

（六）差旅费

1.教职工出差原则上乘坐汽车或火车，一般坐动车二等、特殊路线无动车可选高铁出行，特殊情况经校领导批准可乘飞机出行（如出差地路途较远，又无直达动车，乘普通列车时间需超过24小时，或因情况紧急等），经批准乘坐飞机出行原则上按以下标准报销交通费：（针对实际情况，经特批可据实报销）。

 

 

 

 

 

2.外埠出差差旅费标准对照表：

备注：差旅标准可根据当地消费水平，酌情适当提高标准。特殊情况，需校领导审批方可报销。

3.出差时间超过12小时的，按一天核实报差旅费。

4. 在厦门市辖区内执行公务的，市内交通费凭据按实报销，原则上不报销住宿费、伙食补助费。选择乘坐公交车、城市轨道交通、出租车、网约车等，报销时应分别提供公交车票据、城市轨道交通票据、出租车票据（需说明往返地点）、网约车票据（需附行程单）等。无法提供有效票据补贴标准按30元/天。

5.厦门市辖区内执行公务，自驾按1.2元/公里（原则上不超60元/天），需提供公里数截图及停车记录和发票。无法提供停车记录等有效证明补贴标准按30元/天。

（七）其它经费

1.教学耗材(实训)：线上申请报告审批、发票、送货单，验收入库单。

2.校车：加油票、过路费、车维修费（附清单）。

   3.水电、易耗品、办公用品：线上申请报告审批、发票、验收入库单。

   4.基建维修、固定资产：线上申请报告审批、发票、合同、验收或入库。

五、其他附件要求

(一)线上采购或线上劳务采购：采购截图（确认收货截图）、送货单、收据等。

(二)培训：培训邀请函、培训证书、培训场景等。

(三)活动：活动策划、活动图片等。

(四)差旅：发票时间需与交通时间相对应。

(五)需附上真实的付款凭证(转账记录截图打印)。

(六)除电子发票外需提供发票查询真伪打印出查询结果。（国家税务总局全国增值税发票查验平台：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）

(七)国家企业信用信息公示系统（推荐方式）查询后直接点击信息打印。（网址：http://www.gsxt.gov.cn/index.html）

六、借款

(一)日常各项活动的借款。借款人需提供校领导签批的预算申请表（一项活动只需提供一次），借款人可根据活动进度分次借款。

 (二)招生经费的借款。各招生点负责人只能在校领导签批的预算金额的80%以内借款。

(三)个人借支款项的，非特殊情况，尚未办理冲帐手续不得再借支。所有借款发生后，须在一个月内销清，当月无法核销的，须在月底到财务处说明、报备原因，否则财务处有权在当月工资中予以扣除。

七、有关说明

文件自下发日执行，文件条款解释权归财务处。未尽事宜由校长办公会研究决定。

附件1：各类报销单样板

2：发票报销注意事项